Rooster invullen, uren inboeken en declaraties indienen

Rooster invullen

Indien je voor het eerst inlogt en jouw uren wilt indienen, voer je als eerst jouw rooster in op AFAS InSite.

Dit doe je op de volgende manier:

• Log in op AFAS InSite.
• Klik op het sjabloon "roosterwijziging".
• Je komt dan in het scherm ''Aanmaken roosterwijziging uren per dag''.
• Je begint bij de kop ''ingangsdatum wijzigen''.  Bij de ingangsdatum vul je de datum in voor wanneer jouw rooster ingaat of per wanneer het wordt gewijzigd. Indien je een einddatum wilt invullen moet je op het woord ''Tijdelijk'' klikken. Dan komt het invulveld beschikbaar.
• Daarna ga je verder bij het kopje ''Rooster'' en volg je de instructie die bij jou van toepassing is.

Werk je elke week dezelfde dagen/uren?

• Bij ''Type rooster'' klik je op de drie blauwe stippen en dan kies je voor ''Uren per dag, gelijke weken''.
• Vul bij de weekdagen jouw aantal uren in dat je op die dag gaat werken.
• Controleer of jouw aantal uren kloppen met jouw contract.
• Klik recht onderaan op de oranje knop ''Aanmaken''.

Werk je per week verschillende dagen/uren?

• Bij ''Type rooster'' klik je op de drie blauwe stippen en dan kies je voor ''Uren per dag, wisselende weken''.
• Vul bij ''Begin met week'' één van de weeknummers in die staan vermeld.
• Bij ''Aantal weken'' vul je het afwijkende aantal weken in. Als jij bijvoorbeeld een ''2'' invult, krijg je twee weken te zien. De eerste week werk je 4 dagen en de tweede week 5 dagen.
• Vul per week jouw aantal uren in dat je op die dag werkt.
• Controleer of jouw aantal uren kloppen met jouw contract.
• Klik rechts onderaan op de oranje knop ''aanmaken''.

Bij de instructie over het uren boeken wordt uitgelegd wat je moet doen indien je echte gewerkte uren afwijken van het eerder ingevulde rooster.

Uren boeken

Indien je voor het eerst inlogt en jouw uren wilt indienen, voer je als eerst jouw rooster in op AFAS InSite. Zie hierboven voor de instructie Rooster invullen.

• Log in op AFAS InSite.
• Klik op ''uren boeken''.
• Je komt dan in het scherm ''Uren boeken per week''.
• Selecteer per dag hoeveel uur je hebt gewerkt.
• Indien je dit voor het eerst doet wordt er een nieuw venster geopend. Indien je het al eens hebt gedaan kun je eventueel de genoemde suggestie aanklikken of  kun je kiezen voor handmatig aanmaken.
• Controleer of bij ‘Plaatsing’ het juiste is ingevuld. Mocht er iets ontbreken kies dan voor de drie blauwe stippen en selecteer de juiste code.
• Indien je thuis hebt gewerkt klik je op het woord ‘Thuiswerken’.  De balk ernaast wordt dan blauw.
• Zorg ervoor dat de ‘Itemcode’ is ingevuld. Mocht er iets ontbreken, kies dan voor de drie blauwe stippen en selecteer de juiste code.
• Klik daarna op de oranje knop ‘OK’.
• Als de week is ingevuld en de onkostenvergoedingen (indien van toepassing) kloppen, klik je op de knop ‘Uren indienen’.

Tips

• Vergeet niet om het thuiswerken aan te vinken op de dagen dat je hebt thuis gewerkt.
• Indien je elke week hetzelfde aantal uren werkt, kun je de knop ‘Vorige week kopiëren’ gebruiken.
• Bij feestdagen heb je automatisch verlof. Mocht je toch hebben gewerkt, mail dit dan even naar administratie@bp-professionals.nl

Mocht je een fout hebben gemaakt kun je de uren verwijderen door op de uren te klikken en op de oranje knop verwijderen te klikken. Als je met de muis over de urenstaat beweegt, komt er in het blauwe vak een prullenbak zichtbaar. Deze kun je ook gebruiken.

Heb je afwijkende uren gewerkt?

Indien je bijvoorbeeld een keer één uur eerder bent weggegaan en dit op een andere dag hebt ingehaald, kun je dit op de volgende manier verwerken.

• Selecteer/verwerk eerst de uren die je hebt gewerkt.
• Van dezelfde dag selecteer je de uren die jij die dag niet hebt gewerkt.
• Klik bij de ‘itemcode’ op de drie blauwe stippen en kies voor de code ‘Minuren’.
• Indien alles goed is ingevuld klik je op de oranje knop ‘OK’.

Indien je op een andere dag jouw uren hebt ingehaald, verwerk je het op de volgende manier:

• Selecteer de uren die je hebt gewerkt.
• Klik bij de ‘itemcode’ op de drie blauwe stippen en kies voor de code ‘Plusuren’.
• Indien alles goed is ingevuld, klik je op de oranje knop ‘OK’.

Jouw min en plus uren worden met elkaar verrekend. Indien het voor een langere periode is of regelmatig voorkomt kun je ook jouw rooster aanpassen. Zie hiervoor de instructie rooster invullen.

Zijn jouw ingediende uren afgekeurd?

Controleer in de ''reacties'' waarom dit het geval is. Je kunt nu een tweetal dingen doen:

• Gebruik niet de knop ''aanpassen''. Deze wordt gebruikt voor het aanpassen van de referentie!
• Is het aantal uur of het type uren/kosten fout? Scroll dan naar beneden naar de weergave ''Nacalculatie''. Klik vervolgens eenmaal op een willekeurige regel in deze weergave. Dit opent een nieuw scherm, waar je jouw uren kunt wijzigen.

Druk linksonder op het witte vlak om een nieuwe regel aan te maken.

Vergeet tot slot niet op ''Opnieuw insturen'' te drukken als je klaar bent!

Inboeken van declaraties

Reiskosten openbaar vervoer
Ter voorbereiding:
Zorg ervoor dat je een uitdraai hebt gemaakt van jouw OV-chipkaart. Je kunt dit doen door naar www.ov-chipkaart.nl te gaan.

• Klik op de juiste datum.
• Er verschijnt een nieuw scherm.
• Kies voor de ‘Itemcode’ en kies dan voor de code ‘Reiskosten Openbaar Vervoer’.
• Klik op de oranje knop ‘Bijlage’ en selecteer de juiste documenten.
• Klik op ‘OK’.

KM vergoeding woon- werkverkeer
Indien je met de auto hebt gereisd en je daarvoor een KM vergoeding wilt indienen, doe je dit op de volgende manier:

• Controleer eerst of er voor jou een automatische vergoeding is ingesteld. Deze kun jij verwijderen, indien het niet klopt.
• Klik op de juiste datum.
• Er verschijnt een nieuw scherm.
• Kies voor ‘Itemcode’ en kies dan voor de code KM vergoeding woon- werkverkeer (variabel).
• Vul bij ‘Aantal’ het aantal gereden KM in.
• Vul bij opmerking het adres of de postcode/huisnummer in waar jij naartoe bent gereden.
• Klik op ‘OK’.

Bij sommige mensen wordt er automatisch een woon- werkverkeer vergoeding aangemaakt.
Dit is bij mensen gedaan die stelselmatig naar hetzelfde kantoor gaan. Indien de vergoeding klopt mag jij de automatische vergoeding ook laten staan.

Indien je de wens hebt dat er ook voor jou een automatische vergoeding wordt aangemaakt. Geef dit dan even per e-mail aan.

Overige vergoedingen

• Klik op de juiste datum.
• Er verschijnt een nieuw scherm.
• Kies voor ‘Itemcode’ en daarna voor de juiste code.
• Klik op de oranje knop ‘Bijlage’ selecteer het factuur / bewijs van onkosten.
• Klik op ‘OK’.