‘Als je eenmaal in rustiger vaarwater zit, ervaar je de kracht van automatisering’

Nieuws

'Wij liepen tegen de grenzen van de mogelijkheden van het vorige softwarepakket aan.’

Half werk komt niet voor in het woordenboek van Niek Bleumink. De mede-eigenaar van B&P Professionals ziet het zo: je doet iets voor de volle honderd procent of je doet het niet. Met die instelling begon hij ook aan het avontuur dat automatiseren heet. Daarbij kreeg hij voornamelijk hulp van medewerker Finance & IT Bas van der Heijden, opgeleid met de post-hbo Finance, die over precies dezelfde mentaliteit beschikt. 

Eerst de voorgeschiedenis. Het is het voorjaar van 2022 als Niek de keuze maakt om op zoek te gaan naar andere bedrijfssoftware. B&P Professionals groeit en daar hoort een professionaliseringsslag bij. De tijd is rijp om het aantal handmatige handelingen binnen de administratie flink terug te brengen. ‘Wij werkten nog met een Excel-model waarin we de uren van de mensen die wij detacheren controleerden’, vertelt Niek. ‘Met dertig medewerkers was dat nog te doen, maar toen we naar zestig medewerkers groeiden merkten we dat we te druk werden met handmatig werk. Daarnaast was er de wens van onze medewerkers zelf om hun uren rechtstreeks in een digitaal systeem in te voeren. In het pakket waarmee wij werkten was die mogelijkheid er nog niet in combinatie met het vaste maandloon dat onze medewerkers krijgen. Detacheren is op dat gebied iets anders dan uitzenden. Met andere woorden: wij liepen tegen de grenzen van de mogelijkheden van het vorige softwarepakket aan.’

Totaaloplossing voor de flexbranche

Met de goede geluiden over AFAS van collega-ondernemers in zijn achterhoofd weet Niek waar hij als eerste moet aankloppen in zijn zoektocht naar een vervangend systeem. AFAS was op dat moment al een paar jaar live met een totaaloplossing voor de flexbranche. Niek: ‘We hebben ruim de tijd genomen voor een aantal kennismakingssessies. Wat kan AFAS nou precies? En wat zijn onze wensen? Al vrij snel raakten we enthousiast over de vele mogelijkheden. Voor ons gaf dat het vertrouwen om voor de software van AFAS te kiezen.’

De organisatie van B&P Professionals ziet in de overstap nieuwe kansen voor automatisering van processen en maakt veel ruimte vrij om die te benutten. ‘We begonnen met het bouwen van een huisje, maar dat werd gaandeweg een droomkasteel’, zegt Niek lachend. ‘De wensen die wij op voorhand hadden bleken al behoorlijk uitgebreid. Tijdens de implementatie kwamen er nog meer bij. Dat heeft erin geresulteerd dat we vrij compleet zijn live gegaan.’

Medewerkers boeken hun eigen uren

FinancieelCRMProjectenInSite, uren boeken: noem het en B&P Professionals heeft het ondergebracht in AFAS. Bas (post-hbo Finance student): ‘Je kunt beter vragen waarmee we níet live zijn gegaan. Zo hebben we alle functionaliteiten erin zitten die ervoor zorgen dat mensen hun eigen uren kunnen boeken. Die uren kunnen we automatisch factureren op de juiste kostenplaats. De verloning is ingericht op het vaste maandloon en conform alle cao’s waarmee wij werken. Het was complex om dat te automatiseren, maar het is wel gelukt. We hebben een begin gemaakt met een medewerkersportaal waarin we nieuws gaan communiceren. En hebben de gehele financiële administratie draaien in Profit, van verloning tot facturatie en het aanleveren van pensioengegevens.’

Dat is nog niet alles. Ook het proces van on- en offboarding vindt plaats binnen de software van AFAS, compleet met onder meer digitale ondertekening van contracten en een koppeling voor screening van nieuwe medewerkers. Handmatige handelingen buiten het systeem zijn daarmee overbodig gemaakt. Als medewerker Finance & IT draagt Bas bij aan dit soort optimalisaties, zeker sinds hij de post-hbo Finance van AFAS volgt. ‘De opleiding heeft mij op financieel gebied meer strategisch aan het denken gezet. Ik ben nu in staat zelf te bepalen wat er mogelijk is in de software, om zo ons droomkasteel verder uit te bouwen.’

Alles geven voor een maximaal resultaat

Automatiseren is een reis die toewijding vereist. Zo ook bij B&P Professionals, waar ze alles geven voor een maximaal resultaat. ‘Het succes van AFAS hangt voor een belangrijk deel af van de tijd en energie die je er zelf in stopt’, weet Niek uit ervaring. ‘Wij hebben zelf veel willen leren en hebben onszelf veel huiswerk gegeven. Door zoveel te doen en te blijven herhalen hebben we onszelf de software eigen gemaakt. Dat is echt de sleutel. We kregen dat ook terug van AFAS. Doordat wij de bereidheid hadden zover te gaan en gas gaven, kreeg de consultant daar ook energie van. Die wisselwerking was helemaal top.’

Zeker het eerste half jaar na de livegang hebben Niek en Bas alle zeilen moeten bijzetten. ‘Het is hetzelfde als wat iedereen zegt over autorijden: je leert het pas echt als je het zelf gaat doen. Met AFAS is dat niet anders. Dat is ook de reden dat we voor uitgebreide opleidingen zijn gegaan. De livegang is leuk, maar daarna begint het echte werk. Dat is een hectische tijd met kinderziektes. Liepen we ergens tegenaan? Dan losten we dat op. Na een half jaar hard werken begonnen we de vruchten te plukken.’

Tijdwinst, meer controle en minder fouten

En kijk nu: verreweg de meeste HR- en Finance-processen van B&P Professionals zijn ondergebracht in één en hetzelfde pakket, in plaats van verspreid over vier verschillende software-oplossingen. En die processen zijn gewaarborgd omdat ze goed ingericht zijn. Wat die automatiseringsslag met AFAS oplevert? De organisatie van B&P Professionals ervaart diverse voordelen. Niek somt ze op: ‘We ervaren tijdwinst, hebben meer controle en maken minder fouten.’

‘Daarnaast hebben we een grote professionaliseringsslag gemaakt voor onze medewerkers’, vervolgt de directeur. ‘Voor hen is het gebruiksgemak toegenomen. Zij kunnen zelf hun uren boeken en verlofbestanden inzien in de professionele omgeving van de AFAS Pocket app. Daar hoeven ze geen e-mail meer voor te versturen. Dat geeft ook rust bij de verwerking van onze uren. Voorheen moesten we elke maand in een paar dagen tijd alle uren van alle mensen controleren en verwerken. Nu gebeurt dat elke week automatisch. De piek is weg, het is een continu proces geworden en dat is voor een organisatie in de flexbranche heel prettig.’ 

Misschien wel de grootste winst: het nieuwe systeem waarborgt de juiste toepassing van alle cao’s waarmee het detacheringsbureau te maken heeft. Niek: ‘De menselijke fout halen we er op die manier mee uit. Het is zeker voor ons als groeiende organisatie een fijne gedachte dat we kunnen vertrouwen op het systeem. Dat geeft signalen af en stuurt ons op die manier. Een groot pluspunt.’

Kennis van AFAS én het vak vergroten

De mogelijkheden die AFAS biedt zijn groot. Bovendien beweegt de software mee met nieuwe ontwikkelingen. Daarom ben je als gebruiker nooit uitgeleerd. Dat besef leeft sterk binnen de organisatie van B&P Professionals. Zo kan het zijn dat niet één maar twee medewerkers, Bas en Melisa, respectievelijk een post-hbo Financieel en een post-hbo HRM van AFAS zijn gaan volgen. Met die opleidingen vergroten ze hun vakkennis, doen ze meer ervaring met de software van AFAS op, leggen ze contact met vakspecialisten én werken ze aan soft skills. Zo zijn ze beiden specialist geworden op hun eigen vakgebied. Deze kennis versterkt elkaar ook mooi wanneer er keuzes moeten worden gemaakt.

‘Niek en ik waren samen op de AFAS Open waar de post-hbo Finance werd aangekondigd’, vertelt Bas. ‘Ik was meteen geïnteresseerd om mezelf op die manier meer te verdiepen en hoefde daar eigenlijk niet om te vragen. Bij B&P Professionals word je aangemoedigd om jezelf te ontwikkelen. Een opleiding volgen past daar perfect bij. Het spreekt mij aan dat deze opleiding een combinatie biedt van de vele mogelijkheden van AFAS én inhoudelijke kennis van mijn vakgebied. Het maakt dat ik de theorie die ik leer meteen kan toepassen in de praktijk. Dat werkt aanstekelijk. En het geeft mij een basis om door te groeien. Ik kan meer strategisch dan operationeel naar de organisatie kijken. Daardoor kan ik beter sparren met de directie.’

Nieuwe ideeën verhogen kwaliteit van processen

Niek hoort het met een glimlach aan. Hij stimuleert deze vorm van opleiden en ontwikkeling van harte. ‘Ontwikkelen van mensen is een van de kernwaarden van ons bedrijf. Wij willen graag dat young professionals verantwoordelijkheden nemen en initiatieven ontplooien. Dat heeft ook te maken met de intrinsieke motivatie van de professionals zelf. Het is een wisselwerking. Kijk naar Bas, hij wil graag. Als werkgever zie ik de opleiding post-hbo Finance als een win-winsituatie. Onze medewerkers komen terug met nieuwe kennis en ideeën. Dat is niet alleen voor henzelf goed, maar ook voor onze organisatie. Het helpt om de kwaliteit van onze processen omhoog te brengen.’

Zo krijgen steeds meer medewerkers van B&P Professionals eigenaarschap over een eigen deel binnen AFAS. Een mooi voorbeeld is dat Melisa, die de post-hbo HRM heeft gevolgd, vanuit AFAS een koppeling met een verzekeraar gemaakt heeft om automatisch verzuimmeldingen door te geven. Op zijn beurt werkt Bas aan het automatiseren van de controle van financiële cijfers. ‘Zo automatiseren we wederom een deel van onze dagelijkse werkzaamheden. Daardoor houden we meer tijd over voor analyse en verbetering van processen.’ 

Elk jaar nieuwe verbetertrajecten

Automatisering is een proces van doorpakken. Welke wensen staan er op het lijstje voor de nabije toekomst? Niek: ‘We zijn pragmatisch en bekijken het van jaar tot jaar. Voor 2024 hebben we verbetertrajecten bepaald waarvan we er een aantal hebben gerealiseerd. Neem ons ticketsysteem. We wilden de hoeveelheid mailverkeer naar beneden brengen. Daarom hebben we een vragenportaal ingericht waar mensen op een gebruiksvriendelijke manier een vraag kunnen stellen. Die belandt vervolgens bij de juiste medewerker. Dat helpt ons efficiënter te werken én we kunnen goed meten wat voor vragen er worden gesteld, zodat we de processen die daarbij horen kunnen optimaliseren.’

Een andere ambitie waarvan B&P Professionals werk maakt is de uitbreiding van het intranet. ‘Straks is het voor onze medewerkers mogelijk om daar nieuwsberichten te lezen en zich aan te melden voor opleidingen en evenementen. Dan blijft het niet alleen bij één keer per week uren boeken, maar zijn zij daadwerkelijk onderdeel van en betrokken bij onze organisatie.’

Het einddoel van deze reis van automatisering? Welke stip gloort er voor B&P Professionals aan de horizon? Niek: ‘Het streven is om al onze HR- en Finance-processen, voor zover mogelijk, in AFAS te laten verlopen. Tot nu toe is het een intense rit. Maar als je eenmaal in rustiger vaarwater zit, ervaar je de kracht van automatisering. Dan krijg je loon naar werken.’ 

Wij leren je graag kennen!

Zoek jij leuke detacheringsopdrachten, of gewoon een nieuwe uitdaging? Neem even contact met ons op.

* Verplicht veld